Office Manager & Geschäftsleitungsassistenz 80-100%

• Selbständige Organisation komplexer Geschäftsreisen für die Geschäftsleitung (v. a. Flüge, Hotels, Transfers, Restaurant- und Event-Reservierungen)
• Erstellung, Verwaltung und Abstimmung von Reise- und Spesenabrechnungen - auch in Zusammenarbeit mit internationalen Einheiten der Gruppe

• Vorausschauende, strukturierte Führung der Agenda der Geschäftsleitung inkl. Terminplanung, Priorisierung und Koordination von internen wie externen Meetings
• Pflege und Aktualisierung relevanter Kontaktdaten

• Prüfung und Aufbereitung von Rechnungen, Kreditkartenabrechnungen und Versicherungsunterlagen in Zusammenarbeit mit der externen Buchhaltung
• Unterstützung bei der Liquiditätsplanung und Projektkostenabrechnungen
• Stammdatenpflege von Mitarbeitenden und Unterstützung bei Jahresabschlussthemen

• Verantwortung für den reibungslosen Ablauf im Büroalltag: Koordination externer Dienstleister, Materialbestellungen, Pflanzenpflege, Raumorganisation
• Aktive Mitarbeit im gruppenweiten IT- und Prozess-Team: Dokumentation von Hardware, Verwaltung von Lizenzen und IT-Kommunikation

• Verwaltung und Weiterentwicklung einer effizienten, konsistenten Ablagestruktur (physisch & digital)
• Organisation und Dokumentation wichtiger Geschäftsvorgänge inkl. Protokollführung bei VR-Sitzungen und Vorbereitung von Unterlagen

• Unterstützung bei der Planung und Durchführung interner Workshops, Konferenzen und Veranstaltungen nach Verfügbarkeit

• Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (Ausbildung zur Direktionsassistenz von Vorteil)
• Mehrjährige Erfahrung in einer ähnlichen Rolle
• Fliessende Deutsch- und Englischkenntnisse
• Professioneller Umgang mit Microsoft Office
• Zuverlässig, vertrauenswürdig und belastbar - jemand, auf den man sich jederzeit verlassen kann, auch unter Druck.
• Sorgfältig, genau und freundlich im Umgang - gewissenhaft bis ins Detail, ohne an Effizienz einzubüssen, und dabei stets angenehm im Team.

Das KMU bietet eine familiäre Arbeitsatmosphäre

Wenn Sie eine neue Herausforderung in einer vielseitigen und dynamischen Rolle suchen und glauben, dass Sie die erforderlichen Fähigkeiten und die Leidenschaft mitbringen, freuen wir uns auf Ihre Bewerbung!