Office Manager (w/m/d)

Office Manager (w/m/d) gesucht - Für unseren Kunden, ein Unternehmen mit Sitz in Zürich, suchen wir ab sofort eine/n Office Manager/in 100% (w/m/d). Bei der Position handelt es sich um eine direkte Festanstellung bei unserem Kunden. Die Betreuung und Vermittlung sowie alle unsere weiteren Serviceleistungen sind für Sie als Bewerber kostenfrei.

• Gesamtverantwortung für die effiziente Organisation und den reibungslosen Ablauf des Office
• Führung und Koordination des administrativen Teams
• Sicherstellung und Weiterentwicklung interner Prozesse, Richtlinien und Arbeitsabläufe
• Verantwortung für Bestellwesen, Wareneingang, Lagerverwaltung und monatliche Inventuren
• Betreuung und Koordination von Lieferanten und externen Dienstleistern inklusive Verhandlungen von Konditionen
• Verantwortung für das Facility Management sowie die Einhaltung der Gesundheits- und Sicherheitsstandards
• Bearbeitung und Überwachung administrativer und finanzieller Prozesse, insbesondere Kreditoren, Debitoren und Bankabstimmungen
• Vorbereitung und Koordination der monatlichen Payroll inklusive Provisionen und Spesen
• Verantwortung für Mehrwertsteuer- bzw. Verbrauchssteuerprozesse und termingerechte Einreichungen
• Erstellung von täglichen Sales-Reports sowie monatlichen Management- und Finanzreports
• Erstellung des monatlichen Subsidiary Monthly Operating Statement (MOS)
• Durchführung und Koordination von Bilanzabstimmungen und Intercompany-Reconciliation
• Unterstützung bei Jahresabschluss, Jahresrevision und externen Audits
• Erste Anlaufstelle für die internationale Zentrale in sämtlichen administrativen und organisatorischen Belangen
• Allgemeine Office-Administration sowie Unterstützung bei Projekten, Mailings, Datenbanken und Dokumentationen
• Sicherstellung einer professionellen, strukturierten und gepflegten Arbeitsumgebung
• Bereitschaft, bei Bedarf zusätzliche Aufgaben zu übernehmen und gelegentlich andere Standorte zu besuchen

• Mindestens 5 Jahre Berufserfahrung in einer vergleichbaren Position, idealerweise im Office Management mit Finance-/Administration-Anteil
• Ausbildung oder Studium im Bereich Betriebswirtschaft, Administration, Finance oder eine vergleichbare Qualifikation
• Fundierte Kenntnisse in administrativen und Grundkenntnisse in finanziellen Prozessen
• Sehr gute Excel- und allgemeine IT-Kenntnisse
• Erfahrung mit Oracle NetSuite oder einem vergleichbaren ERP-System von Vorteil
• Verhandlussichere Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift sind zwingend
• Ausgeprägtes Zahlenverständnis und eine hohe Affinität zu strukturierten Prozessen
• Selbstständige, zuverlässige und lösungsorientierte Arbeitsweise
• Kommunikationsstarke und teamorientierte Persönlichkeit
• Freude daran, Verantwortung zu übernehmen und Dinge eigenständig voranzutreiben

• Eine zentrale und vielseitige Schlüsselposition mit grosser Eigenverantwortung
• Ein abwechslungsreiches Aufgabengebiet an der Schnittstelle von Office Management, Finance und Administration
• Ein internationales Arbeitsumfeld mit regelmässigem Austausch mit der Group-Zentrale
• Kurze Entscheidungswege und die Möglichkeit, Prozesse aktiv mitzugestalten und weiterzuentwickeln
• Eine Position mit direktem Einfluss auf die Qualität und Effizienz der täglichen Geschäftsabläufe
• Ein professionelles und kollegiales Arbeitsumfeld
• Langfristige Perspektiven in einem international tätigen Unternehmen

Haben wir Ihr Interesse geweckt?

Dann bewerben Sie sich online als Office Manager (w/m/d) unter Angabe der Referenznummer 06680-0013496406 - Ihr Lebenslauf genügt. Bei Fragen steht Ihnen Herr Fabrizio Boog von Robert Half gerne zur Verfügung.

Die Robert Half GmbH verarbeitet die Daten von Bewerbern, die zur Durchführung des Bewerbungsverfahrens erforderlich sind. Weitere Informationen zum Datenschutz, insbesondere zu Ihren Rechten, finden Sie unter https://www.roberthalf.com/ch/de/datenschutzerklaerung.

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