Assistenz (m/w/d) des Beratungsteams und der Geschäftsleitung (50%)

Bei Mind Studios vereinen wir Kreativität, Performance Marketing und Technologie unter einem Dach. Damit alles reibungslos funktioniert, braucht es nicht nur starke Ideen, sondern auch Organisationstalente mit Überblick und Drive.

Zur Verstärkung unseres Teams vergeben wir eine Schlüsselrolle für Struktur, Qualität und Zusammenarbeit im Agenturalltag.

Aufgaben

Deine Aufgaben:

• Büroadministration: Du sorgst für Ordnung, Struktur und einen reibungslosen Alltag – von Post, Einkauf und Telefon über Terminmanagement bis zur digitalen und physischen Ablage
• Projektadministration & Kundenpflege: Unterstützung bei der Planung und Umsetzung von Projekten sowie bei administrativen Aufgaben im Rahmen der Kundenbetreuung – z. B. Organisation von Ablagestrukturen, Mithilfe bei Projektplanung, Koordination unserer externen Kommunikation
• Rechnungs- und Bestellwesen: Versand von Rechnungen sowie Nachverfolgung von Bestellungen und Abrechnungen – in enger Zusammenarbeit mit unserem CFO
• Sitzungen & To-dos: Du bereitest Sitzungen vor, führst Protokoll und hilfst bei der Nachbereitung – inklusive aktiver Pendenzenkontrolle
• Personalprozesse: Du begleitest Ein- und Austritte administrativ, organisierst Einarbeitungen und unterstützt in der Personaladministration
• Allrounderrolle: Du springst dort ein, wo es gerade brennt, behältst den Überblick und denkst gerne einen Schritt voraus

Qualifikation

Was Du mitbringst:

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung
• Erfahrung als Assistenz in einem dynamischen Umfeld mit mehreren Ansprechpersonen
• Bereitschaft, dich rasch und strukturiert in unsere Agentursoftware EasyJob und Asana einzuarbeiten
• Eine Hands-on-Mentalität, Eigeninitiative und die Fähigkeit, Prioritäten selbständig zu setzen
• Freude an Organisation, Struktur und präzisem Arbeiten
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
• Interesse an Marketingkommunikation, Werbung und digitalen Themen

Benefits

Mind Studios bietet:

• Abwechslungsreiche und dynamische Herausforderungen
• Vielfältige und interessante Kunden
• Engagiertes und professionelles Team
• Jährliches Budget für Weiterbildung und Besuch von Konferenzen
• Toller Arbeitsplatz mit eigenem Café mit 50% Rabatt auf alle Getränke und Speisen
• Schönes Büro nahe am Rhein und Zentrum

Wenn dein Herz für einen abwechslungsreichen Job mit täglich neuen Herausforderungen schlägt und du in einer grossartigen Basler Agentur arbeiten möchtest, dann erwarten wir gerne deine vollständigen Bewerbungsunterlagen in digitaler Form.