Executive & Team Assistant – Asset Management [Swissroc Asset Management SA]

Executive & Team Assistant – Asset Management

Votre mission

Rattaché·e directement au Directeur de l’Asset Management, vous jouez un rôle central dans l’organisation, la coordination et le bon fonctionnement quotidien de la direction et de son équipe.

Véritable point d’appui du Directeur et de l’équipe Asset Management, vous assurez la fluidité des activités, le suivi des priorités et la bonne circulation de l’information entre les différentes parties prenantes internes et externes.

Ce poste polyvalent combine assistanat de direction, coordination d’équipe, gestion administrative, suivi documentaire et soutien opérationnel, dans un environnement exigeant lié à l’investissement et à l’immobilier.

Vos principales responsabilités

• Gérer et optimiser l’agenda professionnel du Directeur : rendez-vous, réunions, déplacements et événements.
• Préparer, organiser et assurer le suivi des réunions avec les investisseurs, partenaires et autres parties prenantes.
• Préparer, relire et mettre en forme les présentations, rapports, notes et documents.
• Assurer le suivi des priorités, échéances, décisions et actions, avec les relances nécessaires.
• Faire le lien entre le Directeur, les collaborateurs, investisseurs, partenaires et prestataires.
• Centraliser et organiser les informations nécessaires à la prise de décision.
• Organiser ponctuellement des déplacements, événements et autres missions nécessitant autonomie et discrétion.

• Apporter un soutien administratif et opérationnel à l’équipe.
• Coordonner les dossiers, documents, échéances et actions avec les équipes internes et partenaires externes.
• Participer au suivi des projets immobiliers, transactions et opportunités d’investissement.
• Collecter, organiser et contrôler les informations nécessaires aux différents dossiers.
• Préparer et mettre à jour les tableaux de suivi, reportings et autres outils de pilotage.
• Effectuer ponctuellement des recherches relatives au marché immobilier, aux actifs ou aux opportunités d’investissement.
• Participer à la coordination de projets et de missions transversales.

• Assurer une gestion documentaire rigoureuse : classement, archivage, suivi des versions et mise en signature.
• Veiller à la qualité, à la fiabilité et à la confidentialité des documents et informations.
• Assurer le suivi administratif de certains dossiers, factures et notes de frais.
• Mettre à jour le CRM HubSpot, les bases de données et les outils de suivi.
• Participer à la préparation des rendez-vous avec les investisseurs, prospects et partenaires.
• Mettre en forme et harmoniser les présentations et supports de l’équipe.
• Contribuer à l’amélioration continue des outils, processus et méthodes de travail.

Votre profil

Vous êtes une personne très organisée, proactive et fiable, capable de gérer plusieurs priorités simultanément tout en conservant un excellent sens du détail.

Nous recherchons idéalement une personne disposant :

• D’une expérience en tant qu’Executive Assistant, Team Assistant, Assistant·e de Direction ou dans une fonction de coordination similaire.
• D’une expérience dans un environnement exigeant ; une expérience dans les services financiers, l’immobilier, l’investissement ou un environnement réglementé constitue un atout.
• D’une formation supérieure ou expérience équivalente ; une formation en droit ou en tant que paralégal serait un plus.
• D’une excellente maîtrise du français et de l’anglais ; l’allemand constitue un avantage.
• D’excellentes capacités rédactionnelles et relationnelles.
• D’une très bonne maîtrise de Microsoft Office, Teams, OneDrive et des outils numériques ; la connaissance d’HubSpot et des outils d’intelligence artificielle est un atout.
• D’une grande rigueur, d’un sens aigu du détail et de la confidentialité.
• D’autonomie, de flexibilité, d’esprit d’initiative et d’une bonne capacité à travailler sous pression.

Pourquoi rejoindre notre équipe ?

Vous rejoindrez une équipe dynamique et ambitieuse, au cœur des activités d’Asset Management et de l’investissement immobilier.

Cette fonction offre une exposition directe à la Direction et aux différentes dimensions de l’activité : investisseurs, transactions, actifs immobiliers, projets, partenaires externes et coordination interne.

C’est une opportunité idéale pour une personne souhaitant évoluer dans une fonction à forte responsabilité, polyvalente et stratégique dans son rôle de coordination et de soutien à la décision.