Assistant·e Opérations & Finances (80–100%)
Description du poste (référence W5690)
Pour un de nos client, une organisation à but non lucratif basée à Genève, active dans la coordination de projets et les relations institutionnelles, nous recherchons :
un·e Assistant·e Opérations & Finances.
Ce poste central combine des responsabilités administratives, financières, logistiques et relationnelles. Il offre un environnement dynamique et demande une excellente capacité d’organisation, de la rigueur, de la discrétion ainsi qu’un fort sens du service.
Vos responsabilités principales
Gestion administrative et organisation interne
Assurer le bon fonctionnement du bureau et la relation avec les prestataires.
Organiser les réunions internes, déplacements et supports de communication.
Gérer les demandes administratives courantes et l’archivage.
Coordination logistique
Préparer les accueils de partenaires et interlocuteurs externes.
Organiser les plannings de visite, hébergements et déplacements.
Produire les documents et supports logistiques nécessaires.
Appui à la gestion financière
Enregistrer les transactions dans les outils de suivi (dons, subventions, dépenses).
Participer à l’élaboration budgétaire et à la gestion des projets.
Gérer les notes de frais, paiements et relations avec la fiduciaire.
Gestion de base de données et communication
Tenir à jour une base de données relationnelle (contacts, partenaires, soutiens).
Produire des rapports et indicateurs.
Participer à la rédaction de communications périodiques (newsletters, mises à jour).
Organisation d’événements
Participer à la planification et la coordination d’événements (rencontres, conférences, campagnes).
Gérer les invitations, inscriptions, lieux, supports et suivi logistique.
Préparer les documents nécessaires avant et après les événements.
Votre profil
Formation supérieure en administration, gestion ou domaine apparenté.
Expérience confirmée dans un poste similaire, idéalement dans un environnement associatif, institutionnel ou culturel.
Maîtrise des outils bureautiques et de gestion (Microsoft Office, CRM, plateformes digitales).
Très bonnes compétences rédactionnelles en français et en anglais.
Excellentes capacités d’organisation, de gestion des priorités et de rigueur.
Sens de la confidentialité, autonomie, et aisance relationnelle.
Nous offrons
Un poste varié au sein d’une structure engagée et humaine.
Un environnement professionnel stimulant, au contact de nombreux acteurs locaux et internationaux.
Une large autonomie dans la gestion des tâches.
Une équipe bienveillante et dynamique.
Candidature
Merci d’adresser votre dossier complet (CV, lettre de motivation, certificats de travail, diplômes) via Jobup, en indiquant la référence mentionnée ci-dessus.
Remarque importante : cette annonce est publiée de manière confidentielle pour des raisons de transition interne. Le nom de l’organisation ne sera communiqué qu’aux personnes sélectionnées pour un entretien.