Sachbearbeiter Administration und Dokumentenmanagement 60 - 100% (m/w/d)
Was ist meine Funktion?
Diese befristete Position bietet weit mehr als reine Administration: Sie ist ein zentraler Bestandteil funktionierender Prozesse. Du sorgst dafür, dass Informationen strukturiert, zugänglich und nachvollziehbar bleiben – und unterstützt dein Team dabei, den Überblick zu behalten.
Im Einzelnen umfasst dein Aufgabenfeld unter anderem:
- Die sorgfältige Erfassung und Bearbeitung von Geschäftsfällen
- Pflege und Verwaltung von Metadaten für eine verlässliche Informationsstruktur
- Digitalisierung von Dokumenten inklusive Qualitätskontrolle
- Unterstützung in der Archivbewirtschaftung und im Vorgabenmanagement
- Selbstständige Koordination von internen Anfragen, Pendenzen und Übersetzungsaufträgen
- Erstellung und Aktualisierung von Übersichten, Listen und Arbeitshilfen
- Mitarbeit bei internen Projekten und Prozessoptimierungen
- Enge Abstimmung innerhalb des Teams sowie mit relevanten Fachstellen und Stakeholdern
Diese Rolle verlangt nicht nur Genauigkeit, sondern auch Weitblick, Engagement und Freude an strukturiertem Arbeiten.
Was brauche ich, um erfolgreich zu sein?
Gesucht wird keine reine Verwaltungskraft, sondern eine mitdenkende Persönlichkeit mit Organisationstalent und Sinn für Struktur. Wer in dieser Rolle erfolgreich sein will, bringt folgendes mit:
- Verantwortungsbewusstsein: Aufgaben werden nicht nur erledigt, sondern aktiv mitgestaltet
- Digitales Know-how: Erfahrung im Umgang mit MS Office, M365, SAP und idealerweise Dokumentenmanagementsystemen wie SharePoint
- Analytisches Denken: Fachliche und organisatorische Zusammenhänge lassen sich strukturiert erfassen und praktisch umsetzen
- Sprachliche Sicherheit: Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift sowie gutes Leseverständnis in Französisch und Englisch
- Diskretion und Genauigkeit: Besonders im Umgang mit sensiblen Informationen eine Selbstverständlichkeit
- Teamgeist und Dienstleistungsorientierung: Zusammenarbeit ist keine Pflicht, sondern eine Stärke
Vorausgesetzt wird ausserdem eine kaufmännische Ausbildung (EFZ oder gleichwertig) sowie mehrjährige Berufserfahrung in der Administration – idealerweise mit Einblick in behördliche oder institutionelle Abläufe.
Was sind meine Vorteile?
Diese Stelle bietet die Möglichkeit, eine wichtige Rolle in einer zentralen Institution des Schweizer Gesundheitswesens zu übernehmen. Der Beitrag, den du leistest, ist sinnvoll, sichtbar und wirkt im Alltag vieler Menschen.
Was dich erwartet:
- Eine verantwortungsvolle, abwechslungsreiche Tätigkeit mit klaren Strukturen
- Ein unterstützendes Team in einem professionellen, dynamischen Umfeld
- Gelegenheit, deine Fähigkeiten gezielt einzusetzen und weiterzuentwickeln
- Ein Arbeitsumfeld, in dem Genauigkeit, Kollegialität und Eigeninitiative geschätzt werden
Was zeichnet das Unternehmen aus?
Unser Kunde – ein führendes Heilmittelinstitut – steht für Sicherheit, Qualität und Vertrauen. Als moderne Behörde vereint er Stabilität mit Innovationskraft. Hier treffen klare Prozesse auf Gestaltungsspielraum, und Engagement auf gesellschaftliche Relevanz.