Executive Assistant im Festivalbereich (60-100%)(m/w/d)
Wir sind saintwhoo – ein Eventlabel, das in diesem Jahr sein fünfjähriges Bestehen feiert. In dieser Zeit haben wir über 50 erfolgreiche Veranstaltungen umgesetzt, darunter Events auf dem Säntis, in der legendären Jatzhütte in Davos und natürlich unser Herzstück: das Music & Art Festival im Schloss Wartensee, das zuletzt mehr als 10.000 Besucherinnen und Besucher anzog.
Auf unseren Bühnen standen bereits einige der renommiertesten internationalen Artists der elektronischen Musikszene. Mit jeder Veranstaltung setzen wir neue Massstäbe – inhaltlich, visuell und organisatorisch.
Was saintwhoo besonders macht, ist unsere klare kreative Handschrift. Unsere Events sind weit mehr als musikalische Erlebnisse. Sie sind ein Ausdruck von künstlerischer Freiheit, visionärem Denken und einem frischen kulturellen Selbstverständnis, das die Ostschweizer Eventszene mitprägt und weiterentwickelt.
Aufgaben
Administrative und organisatorische Unterstützung
Du unterstützt bei der strukturierten Ablage und Pflege interner Unterlagen, kümmerst dich um die Bearbeitung von E-Mails, erstellst und verwaltest Verträge sowie Rechnungen und übernimmst allgemeine administrative Aufgaben.
Finanzkoordination und Budgetübersicht
Du behältst den Überblick über Budgets, Spesen, Abos und steuerbezogene Themen wie Quellensteuer oder Abrechnungen an die Suisa. In Zusammenarbeit mit der Geschäftsleitung hilfst du bei der finanziellen Planung und Übersicht.
Pflege und Betreuung interner Tools
Du arbeitest mit unseren digitalen Systemen wie SharePoint, Moco oder weiteren Plattformen. Dabei sorgst du für inhaltliche Pflege, klare Strukturen und die reibungslose Nutzung im Arbeitsalltag.
Mitarbeitendenbetreuung und interne Abläufe
Du unterstützt im Bereich Personal und Kommunikation, hilfst bei der Organisation von Teamevents, koordinierst Termine und stellst sicher, dass intern alles rund läuft.
Logistik und Veranstaltungsorganisation
Du bist Ansprechperson für Locations, Caterer und Vermieter, unterstützt bei der Planung von Transporten sowie beim Aufbau und der Abwicklung unserer Veranstaltungen. Auch Aufgaben wie Gästelistenpflege oder Materiallogistik fallen in deinen Bereich.
Direkte Unterstützung der Geschäftsleitung
Du übernimmst Aufgaben in engem Austausch mit der Geschäftsführung, unterstützt bei Gründungsprozessen, betreust organisatorische Details rund um Marken und Patente und entlastest bei ausgewählten privaten administrativen Themen.
Qualifikation
Was du mitbringen solltest
Du bist eine verlässliche Persönlichkeit, die gerne mitdenkt, strukturiert arbeitet und auch in hektischen Phasen den Überblick behält. Für diese vielseitige Rolle suchen wir jemanden, der nicht einfach nur unterstützt, sondern aktiv mitgestalten möchte.
- Du hast eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation, idealerweise mit Erfahrung in Buchhaltung oder Projektassistenz.
- Du arbeitest organisiert, gewissenhaft und behältst auch in stressigen Momenten einen klaren Kopf. Deadlines, Abläufe und Details hast du im Griff.
- Du hast ein gutes Zahlenverständnis und bringst Grundkenntnisse in der Buchhaltung mit. Budgets, Quittungen und Spesenabrechnungen sind dir vertraut.
- Du bringst idealerweise erste Berufserfahrung aus einem kreativen, kulturellen oder organisatorischen Umfeld mit – gerne aus der Eventbranche, dem Kulturbereich oder einem Start-up.
- Du bist kommunikationsstark, trittst intern wie extern professionell auf und arbeitest diskret, loyal und verantwortungsbewusst.
- Du fühlst dich in der digitalen Welt wohl – Tools wie SharePoint, Microsoft 365, Notion oder Moco sind dir vertraut oder du lernst sie schnell.
- Du sprichst fliessend Deutsch und Englisch in Wort und Schrift, Französisch ist ein zusätzliches Plus.
- Du bist bereit, in intensiven Projektphasen auch mal die Extrameile zu gehen und Verantwortung zu übernehmen.
- Du liebst elektronische Musik und die Festivalwelt – nicht als nettes Extra, sondern weil du dich mit unserer Vision identifizieren kannst.
- Du willst Teil eines engagierten Teams sein, das gemeinsam etwas Besonderes auf die Beine stellt – mit Herz, Haltung und klarer Vision.
- Du arbeitest mitten in der Kulturlandschaft und trägst dazu bei, unvergessliche Erlebnisse für Tausende von Menschen zu schaffen.
- Dich erwartet eine faire Entlohnung, flexible Arbeitszeiten und die Möglichkeit, im Homeoffice oder hybrid zu arbeiten. Vertrauen steht bei uns im Vordergrund.
- Du wirst Teil eines jungen, kreativen Teams mit viel Energie, Leidenschaft und dem Anspruch, Dinge anders und besser zu machen.
- Bei saintwhoo bist du nah an Entscheidungen und Entwicklungen dran. Du wächst mit uns und kannst deine Ideen aktiv einbringen.
- Du profitierst von spannenden Kontakten, der Möglichkeit zu reisen, einem offenen Umfeld für kreative Impulse und einem Arbeitsalltag, der sich alles andere als gewöhnlich anfühlt.
Du bist kommunikativ, strukturiert und hast eine Leidenschaft für elektronische Musik sowie die Eventbranche. Wir bieten dir eine spannende Tätigkeit in einem wachsenden Startup mit grossen Visionen, flexiblen Arbeitsmodellen (Hybrid/Remote) und der Möglichkeit, an unvergesslichen Momenten in der Kulturlandschaft mitzugestalten.
Werde Teil eines kreativen Teams und forme mit uns die Zukunft der Eventszene!