Office Manager & Executive Assistant (m/w/d)

Wir sind ein Software-Unternehmen im Bereich Compliance & Automation und entwickeln innovative RegTech-Lösungen mit starkem Fokus auf Anti-Money-Laundering (AML), Know Your Customer (KYC) und Anti-Fraud.

Die Rolle ist primär vor Ort angesiedelt und bildet eine zentrale Schnittstelle im täglichen Office- und Teambetrieb.

• Du bist die erste Anlaufstelle für Gäste und Mitarbeitende und sorgst für einen professionellen Empfang sowie einen reibungslosen Ablauf im Büroalltag
• Du stellst sicher, dass unsere Büroräumlichkeiten jederzeit optimal funktionieren: von Kaffee, Getränken und Arbeitsmaterialien bis hin zu IT, Infrastruktur und externen Dienstleistern
• Du erkennst Bedürfnisse frühzeitig und sorgst proaktiv dafür, dass im Office alles bereitsteht und reibungslos funktioniert
• Du planst und organisierst interne Events, Team-Lunches, Apéros sowie externe Veranstaltungen und koordinierst dabei Räume, Technik und Catering

• Du unterstützt den CEO im Tagesgeschäft und sorgst für eine effiziente Termin- und Kalenderorganisation
• Du erstellst und optimierst Präsentationen und stellst sicher, dass Inhalte strukturiert und professionell aufbereitet sind
• Du koordinierst Geschäftsreisen sowie die damit verbundene Organisation und erstellst Spesenabrechnungen
• Du arbeitest eng mit HR zusammen und unterstützt bei administrativen und organisatorischen Themen, wo nötig

• Du hast eine kaufmännische Ausbildung oder eine Ausbildung an einer Hotelfachschule abgeschlossen
• Idealerweise hast du bereits Erfahrung im Guest Service, in der Hotellerie oder in einer vergleichbaren Assistenz- bzw. Office-Management-Rolle gesammelt
• Du packst gerne mit an, bist offen, empathisch und hast Freude am Umgang mit Menschen
• Effizienz, Genauigkeit und ein hohes Qualitätsbewusstsein sind für dich selbstverständlich
• Du arbeitest strukturiert, zuverlässig und behältst auch in hektischen Situationen den Überblick
• Du kommunizierst stilsicher in Deutsch und Englisch (Wort und Schrift); Französischkenntnisse sind ein Plus

Benefits

Dich erwartet ein internationales Team und ein brandneues Office, das du aktiv mitgestalten kannst. Wir bieten dir eine Schlüsselrolle in einem wachsenden RegTech-Umfeld, in dem Eigenverantwortung und kurze Entscheidungswege gelebt werden.